Для начала давайте определимся с понятиям "База данных" (БД). Дело в том, что существует множество вариантов в описании БД, это промышленные и справочные, реляционные и табличные, с поддержкой структурированных запросов (SQL) и без, с двухуровневой, трехуровневой и многоуровневой архитектурой клиент/сервер, локальные  и сетевые БД.

Как правило программное обеспечение, работающее с большим объемом данных, состоит из хранилища  информации и программы, умеющей с ней работать. Такое хранилище структурированной информации назовем "базой данных", а программу умеющую с ней работать назовем "программа клиент БД". 

Если база данных располагается на одном компьютере пользователя вместе с клиентской программой и компьютер не подсоединен в общую сеть и (или) база данных может обслуживать не более одной клиентской программы , то такая база данных называется "локальная ". 

Если база данных расположена в сети и с ней может работать более одной клиентской программы, то такая база называется сетевой.

Программа "Разовый пропуск" может функционировать как в локальном варианте так и в сетевом. Для локального варианта, а так же в сетевом варианте при небольшой нагрузке предусмотрено использование системы управления базами данных (СУБД) MSAccess. Эта СУБД великолепно справляется с нагрузкой при одновременном подключении к ней до 10-15 рабочих станций, хоть и функционирует в режиме "Файлового сервера", при дальнейшем увеличении нагрузки высока вероятность сбоя СУБД, при котором необходимо будет восстанавливать ее целостность. Следует заметить, что MSAccess понимает язык структурированных запросов (SQL), это позволяет легко заменить ее при необходимости более мощной системой. На данный момент, из промышленных баз данных, программа поддерживает MS SQL Server 7 и 8(2000) версий.

СУБД MS SQL Server позволяет хранить большие объемы информации и обрабатывать запросы от большого числа подключенных пользователей. Этой системе присущи очень большие возможности по управлению данными, хотя бы взять такую возможность, как функционирование в режиме клиент/сервер. Поэтому, если предусматривается одновременная работа большого количества пользователей, то необходимо выбрать эту СУБД. 

Обмен клиентской программы с данными содержащимся в БД осуществляется посредством технологии Microsoft ActiveX Data Object (ADO). Все необходимые файлы и настройки для работы с БД через ADO уже содержаться MS Windows начиная с версии 95.