Основная - предварительный заказ заявок

1. Сотрудник, к которому должен придти посетитель, оформляет заявку с указанием фамилии, имени, отчества посетителя, а так же даты и времени ожидаемого прохода.

2. Оформив заявку сотрудник передает ее на подпись своему руководителю, который имеет право подписывать такого рода заявки.

3. После подписи заявки руководителем, сотрудник передает ее в бюро пропусков.

4. Пришедший посетитель, предоставляет документы и сотрудник бюро пропусков выписывает на него разовый пропуск на проход в здание организации.

5. После общения с сотрудником организации, посетитель выходит из здания предварительно получив запись в разовый пропуск (от сотрудника которого посещал) о дате и времени выхода. Эту функцию об установке даты и времени выхода в свою очередь может взять и охранник на выходе, все зависит от установленного порядка в конкретной организации.

Представим, что в здании находятся несколько организации (от 1 до бесконечности), в каждой организации есть свои отделы, службы, управления. В каждом таком отделе, службе, управлении есть руководитель, которому разрешено подписывать заявки своих сотрудников.

Тогда рассмотрим более подробно такую организацию, и непосредственно входящий в нее отдел (службу, управление):

• В отделе (службе, управлении) имеется начальник отдела.
• В отделе (службе, управлении) имеются сотрудники
  

Сотрудники, составляют заявку при помощи программы, заявка поступает на подпись руководителю, после подписи руководителем заявка поступает в бюро пропусков. Где в свою очередь по приходу посетителя распечатывается временный пропуск на проход в здание в котором расположен рассматриваемый отдел.

Кроме основной реализации, программа может вести учет и в более простых вариантах.

В самом простом варианте, посетитель приходит в организацию и докладывает охраннику на проходной к кому он пришел. Охранник, в свою очередь по установленным в данной организации правилам либо пропускает сразу же посетителя, либо звонит (или дает это сделать самому посетителю) сотруднику и говорит, что к нему пришли. После этого охранник удостоверившись, что посетителя ожидают пропускает его, либо сначала записывает в журнал регистрации посетителей и только потом пропускает посетителя.

Программа позволяет автоматизировать данный вариант пропуска и учета посетителя следующим образом. 

Необходимо предоставить возможность охраннику использовать персональный компьютер и вместо записи в журнал, он должен регистрировать посетителя с помощью программы. При этом, это может быть как одиноко стоящий компьютер, так и компьютер входящий в корпоративную сеть организации. Если этот компьютер не подключен к сети, то всю информацию о посетителях можно получать только на нем. Если компьютер подключен к сети, то  информацию о посещениях можно получать с любого компьютера в ходящего в корпоративную сеть организации на котором установлена данная программа и у пользователя имеется соответствующая категория доступа. По желанию руководителя, отвечающего за безопасность, дополнительно можно установить принтер и распечатывать разовые пропуска, которые будут выдаваться посетителю при входе в организацию.

В более сложном  варианте на проходной присутствует сотрудник отвечающий за учет посетителей. Посетитель в первую очередь обращается к этому сотруднику и докладывает о причинах своего прихода. Сотрудник отвечающий за учет посетителей выписывает разовый пропуск посетителю и направляет его к охраннику, который отвечает за проход в здание.

 Программа позволяет автоматизировать данный вариант пропуска и учета посетителя следующим образом. 

Необходимо предоставить возможность сотруднику отвечающему за учет посетителей использовать персональный компьютер и принтер. Каждого пришедшего посетителя он будет регистрировать в программе и распечатывать разовый пропуск для последующей передачи его охраннику. При этом, это может быть как одиноко стоящий компьютер, так и компьютер входящий в корпоративную сеть организации. Если этот компьютер не подключен к сети, то всю информацию о посетителях можно получать только на нем. Если компьютер подключен к сети, то  информацию о посещениях можно получать с любого компьютера в ходящего в корпоративную сеть организации на котором установлена данная программа и у пользователя имеется соответствующая категория доступа.